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你與高效財務之間隔著一個“規矩”的距離

慧擇財稅集團02-18 15:39【經營范圍】瀏覽次數:64

摘要:你與高效財務之間隔著一個“規矩”的距離

據慧擇財稅了解,高效的財務部門不會在一些低附加值工作上浪費太多時間,無論在與其他部門溝通還是相關基礎數據的收集取得及財務核算層面,都條理分明、井然有序。進而節省出大量時間進行可以為企業創造價值的一些高附加值工作,如情景分析與規劃、根據戰略目標分析查找企業約束性資源、預算、分析、績效、現金流、納稅籌劃等工作。但實際工作中也有不少企業財務部門陷于日常事務性和基本核算性工作中而無法抽身,甚至是在費用報銷、基本數據提供、其他部門數據收集與核對上相互推諉扯皮而浪費大量時間。財務部門建立相應的規矩可以有效改善與避免這種情況。

沒有規矩不成方圓,即使是國家與國家之間、一個國家內部治理之間都必須要有相應的規矩。這里的規矩包含兩方面,一是法律、法規、協議、協定等層面的,二是多年形成的、大家都認為應該遵從甚至是存有敬畏之心的風俗習慣。一家公司的規矩也包含規律法規和風俗習慣兩個方面。法律法規指公司的規章制度、流程、職責等,風俗習慣也就是一家單位的企業文化,如老板的管理理念、管理風格和對內控的重視程度、在財務層面企業日積月累下來的習慣等,都會直接或間接影響財務部門的工作質量與效率。

企業財務體系的建立對企業高效工作非常重要,如點與點之間是否無縫連接、有多少繁瑣不必要的程序還在執行、可以利用信息系統自動化生成的環節還在人工操作、必要但執行起來有些麻煩的流程無法落地等等。我們需要重新梳理與診斷整條業務鏈并進行完善,讓制度流程科學化和保證能落地的可操作性。只有在日常工作中真正落地執行的才能叫作規矩,不能執行的制度體系無論多科學都無法發揮作用,所以,怎樣落地同樣重要。

曾經做過一個顧問項目,該集團公司實行財務統管,各分、子公司實行報賬制,財務部門有十幾個人員,每日忙于日常事務性工作。此次顧問工作的目的是提升財務部門效率,降低事務性工作占用時間,在不增加財務人員的情況下提升財務臺階,加強財務的分析、管控與支持職能。經現場觀察和與財務負責人詳談,得知每個月財務單記賬憑證裝訂就要耗費約一周時間,一是量多,每月要裝訂幾十本,二是原始單據太亂,為保證會計檔案質量,財務負責人要求裝訂前對相關原始單據進行整理后才能裝訂。而這一周時間中,90%的時間在整理原始單據。財務部門制定有相應單據粘貼填寫規定也再三要求其他部門和各分、子公司按規定辦理,但效果不明顯,倒是因此和其他部門之間的沖突不斷?戳讼嚓P規定,洋洋灑灑幾大頁,很是專業繁瑣,又通過對其他部門進行訪談,大部分的部門還是愿意配合,只是對規定不理解之處較多,而詢問財務時財務不耐煩,報賬時達不到要求財務又予以責備,導致沖突越來越嚴重。

我們進行了如下整改:一、對粘貼填寫規定進行梳理,精簡到一頁,全部用日常話語表述。二、對各部門及分、子公司分別指定一名兼職報賬人,并規定費用報賬日。三、當月開月度經營分析會時,利用半天時間對各部門及分、子公司報賬人進行培訓。首先進行制度宣講,相關人員如對規定內容有不明白之處現場提問,在大家都明白之后,財務事前準備票據粘貼單、膠水、筆等工具,再現場實例對各項費用單據粘貼分類示范,并讓各部門及分、子公司報賬人員檢查此次準備報銷的費用單據粘貼情況,不規范的現場整改,財務統一點評與指導。四、各報賬員統一對本部門(分、子公司)費用進行歸集,在規定報賬日內報銷,其他時間不接受報賬事宜,財務也不再接受其他人員報銷事宜。報賬員負責本部門票據粘貼填寫培訓與審核工作,對不符合規定的票據不得接收。五、部門(或分、子公司)負責人對本部門整體報賬工作負責,將報賬工作納入負責人與報賬員績效考核。六、培訓后規定兩個月緩沖期,緩沖期內不明白事項及時向財務請教,緩沖期過后每月對各部門及分、子公司報賬情況在開具經營分析會時統一通報。如各報賬員還有未懂事項,只能在經營分析會規定時間內提問。在超過緩沖期后,沒有一個部門存在不達標現象,也沒有一個部門在會議時提出問題。財務由此避免了與其他業務部門的沖突,節約了因整理單據浪費的大量時間而去做更有價值的工作。

財務只是企業經營信息的匯總與收集部門,大部分的作業與數據,都是各業務部門在做和在各業務模塊生成。財務上大量數據和原始單據都是從業務部門傳遞過來的,這些原始單據和數據的質量決定企業財務工作的質量與效率,為了保證工作質量,財務部門不得不犧牲效率耗費大量時間進行數據整理與再加工。而通過業財融合與信息化工具利用,相應的數據流程與作業流程設置合理,原始數據及時準確甚至是實時傳遞財務,原始單據提供規范,財務可以減少許多重復勞動作業,這也是業財融合的價值體現。而業財融合的本質是對企業生產力的提升。

一家企業的文化對財務規矩的建立也至關重要,如老板的理念,對財務的支持程度,企業整體員工的職業素養與信息化技能等都會影響財務的效率。一家連老板都不重視財務的企業,財務部門很難被重視。如果老板認識不到財務的重要性而重業務輕財務,財務部門想要推行與規范一些作業也比較困難。如果企業員工整體沒有財務理念、信息化技能較低,這家企業在進行業財融合時也不太容易。這個時候作為財務負責人首先要對企業老板及管理層進行相應的財務理念培訓與灌輸,因為從經營的角度,很難讓管理者去支持認為沒有價值的事情。當老板與管理層意識到重要性之后再進行推廣與實施。

財務想要發揮價值,就必須融入到業務中去,把規則搭建好,把關系理順,得到老板、管理層和別的部門認可與支持,財務才能避免在基礎工作上耗費大量時間。財務要從兩個方面建好規矩:一是建立科學有效的財務體系,根據戰略規劃和公司實際需要搭建合適的財務架構,經過反復推敲和細細梳理后制定相應的制度規章、會計核算辦法、流程、崗位職責等財務體系,在制定體系時根據業務鏈將全部相關節點融入進去,而不是僅站在財務的角度去制定體系;二是注重理念灌輸與宣傳工作和員工基本技能的培訓提升工作,取得決策層、管理層和員工的支持,保證制度體系的落地。

對于企業來講,規矩到底有多重要,看看那些成功企業就知道了。2018年元月王石回歸未來跨年演講中提到我給萬科帶來什么時講到四點,其中之一就是建立企業制度。華為花費上千萬與IBM合作,進行長達八年的IFS變革,構建了全球領先的財務體系。我們都知道華為利潤率極低,如果沒有先進的信息數據系統、財務規則體系、業財融合等做支持,如此龐大的跨國集團是很容易在經營中出問題的。中信、海爾、許繼、中石油、中石化、京東等眾多大型集團企業,也無一不擁有完善與先進的財務體系和信息系統。

隨著經濟的發展、競爭的加劇,企業老板也越來越認識到財務的重要性,近而對財務部門也有了更高的要求。而傳說中的會計消失論也讓我們財會從業人員感到壓力和焦慮。如何減少和消除低附加值作業,提高財務部門的生產力,更多的從事可以創造價值的支持性作業,都需要財務部門建立相應的規矩作支撐。

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